Blog: Circulair inkopen – dé weg naar een meer circulaire bedrijfsvoering!

Het besef dat circulaire economie kansen biedt voor bedrijven en instellingen wordt steeds groter. De rol die circulair inkopen daarbij speelt is essentieel. Door de toepassing van circulair inkopen – gericht op maximaal waardebehoud van producten en materialen – komen steeds meer partijen in aanraking met de voordelen die de circulaire economie biedt. Gesterkt door dit besef hebben bijvoorbeeld in 2013 een kleine 20 partijen (en de teller staat nu op 32), zowel publiek als privaat, een Green Deal gesloten om met elkaar meer vorm te geven aan circulair inkopen. Wij moedigen u graag aan om net als deze 32 partijen ook stappen te zetten tot circulair inkopen!

Waarom circulair inkopen?
In veel organisaties, zowel overheden, non-profit als commerciële organisaties, bestaat de omzet voor (veel) meer dan de helft uit zogenaamde out-of-pocket kosten, ofwel kosten die gemaakt worden doordat producten en diensten worden ingekocht. Dat betekent dat doelstellingen die deze organisaties hebben veelal ook voor meer dan de helft bepaald worden door de inkopen die zij doen. Zeker als we naar doelstellingen op het vlak van de circulaire economie kijken is circulair inkopen bij uitstek één van de middelen om die doelstellingen te realiseren. Voor overheden, en daaraan gerelateerde organisaties, gaat de toegevoegde waarde van circulair inkopen wellicht zelfs nog een stapje verder. Circulair inkopen is immers het middel om ook de markt te bewegen doelstellingen op het vlak van circulaire economie te formuleren en na te streven. Hoewel wij overtuigd zijn van de economische voordelen van de circulaire economie, en bedrijven dus ook zonder aansporing vanuit de overheid vanuit economisch perspectief stappen zouden moeten zetten, kan dit middel het eerste zetje zijn om bedrijven dat in te doen zien. Er zijn dan ook zowel op financieel, strategisch als maatschappelijk vlak, redenen om op dit vlak stappen te zetten.

Hoe circulair inkopen vormgeven?
Overheden, maar ook marktpartijen die circulaire doelstellingen hebben, doen er dus goed aan in te zetten op circulair inkopen. Maar hoe pak je dat aan?

Een belangrijke voorwaarde voor het uiteindelijke succes is dat de organisatie vanuit haar visie en ambitie in haar strategie circulaire doelstellingen heeft geformuleerd en deze – mede – via circulair inkopen invulling wil geven. Draagvlak hiervoor in de gehele organisatie is essentieel. Het is raadzaam hier voldoende tijd en aandacht aan te schenken.

Vervolgens is het verstandig klein te beginnen door middel van een relatief eenvoudige pilot. Circulair inkopen kan bijvoorbeeld in eerste instantie in de facilitaire sfeer worden “getest”. Er zijn al mooie lessen te leren vanuit pilots rondom textiel, ICT, catering, verlichting en kantoormeubilair. Zo werken bijvoorbeeld Dura Vermeer, Alliander en TBI Croon samen om in 2017 40% van de bedrijfskleding circulair in te kopen. Het voordeel van starten met een pilot in de facilitaire sfeer is dat vele organisaties dit traject al zijn voorgegaan, immers dit soort diensten zijn bij elke organisatie min of meer gelijk. Pas wanneer enige ervaring is opgedaan is het verstandig de meer complexe inkoopvraagstukken, meer gerelateerd aan het primaire proces van de organisatie, circulair uit te gaan vragen. Ook daarbij is een geleidelijke opbouw weer raadzaam, begin niet meteen met de voor dat primaire proces meest kritische leveringen of diensten.

Wat houdt circulair inkopen in?
Nu we weten, op hoofdlijnen, hoe we circulair inkopen in een organisatie op de kaart zetten, is de volgende vraag wat er in het inkooptraject bij komt kijken om het circulair te maken. In grote lijnen wordt het reguliere inkooptraject van “specificeren tot en met evaluatie” gevolgd. In enkele van deze stappen dient echter specifiek invulling te worden gegeven aan het circulaire aspect.

Allereerst is het zaak vooral (of alleen) functioneel te specificeren. Een grote valkuil voor vele organisaties is het, om overigens vaak zeer valide redenen, hechten aan “traditionele” technische specificaties. Deze bieden immers voor de organisatie de “zekerheid” dat het geleverde product aantoonbaar voldoet aan alle geldende (al dan niet zichtbaar gemaakte) functionele eisen. Deze technische eisen staan een circulaire oplossing echter vaak in meer of mindere mate in de weg. De uitdaging bij, vaak meer innovatieve, circulaire oplossingen is dan ook de functionele eisen goed helder te hebben en een manier te vinden om te borgen dat deze ook daadwerkelijk worden gerealiseerd met de aangeboden oplossing. Kritisch punt om dit daadwerkelijk in de organisatie “verkocht” te krijgen is het aanwezig zijn van voldoende draagvlak voor de wijze van aanbesteden en de daaruit voortkomende oplossing.

Vervolgens is het bij het specificeren belangrijk om na te denken wat er met het product gebeurt aan het einde van haar levensduur. Immers de doelstelling is dat het product, de onderdelen daarvan of de materialen waaruit het bestaat, weer voor 100% terugvloeien in de keten. De organisatie kan hier zelf zorg voor dragen op dat moment, maar kan afspraken hierover ook al vooraf met de leverancier maken. Diverse mogelijkheden dienen daarom te worden afgewogen. Daarbij is het vooral van belang na te denken of eigendom van een product belangrijk is of dat het gaat om de prestatie die de organisatie nodig heeft. De bijbehorende keuze die gemaakt moet worden, is die tussen het kopen van een product, het leasen van een product of zelfs het outsourcen van een dienst. De wijze waarop in het laatste geval de dienst kan worden ingevuld kan worden voorgeschreven, maar ook worden vrijgelaten.

Een auto bezitten of toegang tot mobiliteit hebben?
Om bovenstaande te verduidelijken een (alledaags) voorbeeld aan de hand van de mobiliteitsbehoefte van een organisatie. Er kan gekozen worden voor de aanschaf van een auto om in de mobiliteitsbehoefte te voorzien. Tenzij een terugkoopverplichting wordt afgesproken met de leverancier heeft de organisatie zelf de verantwoordelijkheid om een goede bestemming voor de auto te vinden aan het einde van de gebruiksperiode. Een alternatief is om dit bij de leverancier te laten en te kiezen voor lease. Maar wellicht is de mobiliteitsbehoefte van de organisatie in feite vrij beperkt en staat de auto meer stil dan dat hij gebruikt wordt. Mogelijk is dan outsourcing een betere optie. Er kunnen bijvoorbeeld goede afspraken worden gemaakt met een taxibedrijf of bijvoorbeeld Snappcar, een veel mooier voorbeeld, bezien in het licht van de circulaire economie. Nog steeds is het middel waarmee de dienst wordt geleverd dan de auto. Afhankelijk van de exacte mobiliteitsbehoefte kan een andere keuze voordeliger zijn. Een mogelijke keuze is dan bijvoorbeeld het openbaar vervoer. Het middel waarmee de mobiliteitsbehoefte dan wordt ingevuld is dan niet al vooraf bepaald, maar deze is flexibel in te vullen. Belangrijk bij bovenstaande blijft wel dat nagedacht wordt wie het beste kan borgen dat het product, of haar onderdelen of materialen, uiteindelijk in de waardeketen blijft behouden. Indien dit bij een leverancier wordt gelegd, is het wel zaak dit ook daadwerkelijk te borgen.

Voor vele producten is het vinden van de juiste oplossing niet direct zo eenvoudig als in genoemd voorbeeld wordt geschetst. Marktconsultatie kan dan een manier zijn om, samen met de markt, na te gaan wat de – ambitieuze, maar realistische – mogelijkheden zijn. Zeker bij innovatieve inkooptrajecten is het voor aanbestedende diensten aan te raden om door middel van dit mechanisme in de specificatiefase de mogelijkheden te achterhalen.

Meer weten?
Cirkellab organiseert in het najaar masterclasses rond circulaire economie. In een zestal middagen/avonden worden diverse onderwerpen vanuit de circulaire economie belicht. Een van die bijeenkomsten zal in het licht staan van circulair inkopen. Binnenkort volgt hier meer informatie over. Maar ook voor vragen over of hulp bij uw circulaire inkoop uitdaging zijn we u graag van dienst!

Klik hier voor alle blogs van Cirkellab. Zelf circulaire suggesties, vraagstukken of innovaties die als ‘voedingsbodem’ kunnen dienen voor een toekomstige blog, neem dan contact op via info@cirkellab.nl voor de mogelijkheden. Wil je onze blogs en nieuwsbrieven voortaan via de mail ontvangen, schrijf je dan hiervoor in via www.cirkellab.nl.